Czy Excel potrafi analizować dane?

Excel jest ratunkiem i my o tym wiemy. Jest jednym z najbardziej użytecznych narzędzi, ale co dokładnie sprawia, że jest tak użyteczny? Szeroki zakres funkcji. Niektóre osoby korzystające z Excela myślą, że jest to podstawowy arkusz kalkulacyjny przeznaczony tylko do obliczeń.

Jednak Excel to o wiele więcej niż tylko obliczenia czy prowadzenie rejestrów; jest on również często używany do analizy danych i zawiera wiele dobrych funkcji, które ułatwiają analizowanie procesów związanych z danymi.

Korzyści z analizowania danych w Excelu

Excel jest zoptymalizowany również do analizy danych, tak samo jak do obliczeń. Powodem, dla którego Microsoft Excel jest doskonałym narzędziem do analizy danych jest fakt, że ma on wyjątkowe zalety w porównaniu z innymi.

Oto kilka korzyści z Excela, jeśli zamierzasz używać go do analizy danych.

1. Niezawodność

Ludzie znają i ufają Excelowi. Jest to znane narzędzie i wiedzą, jak z niego korzystać. Niezawodność daje pierwszeństwo, a ludzie wolą coś, czego nie muszą instalować ani konfigurować. Po prostu tego używają.

1. Wydajność

Analizowanie danych jest wystarczająco skomplikowane; poświęcanie czasu na naukę narzędzia może być jeszcze bardziej skomplikowane. Nauka nowego programu byłaby męcząca, dlatego korzystanie z tego, co już znasz jest krótszą drogą.

1. Zaawansowane funkcje

Oprócz łatwości użycia, Excel posiada funkcje, które pozwalają Ci na specjalizację Twoich dokumentów. Zawsze możesz pracować z podstawami, używając wierszy i kolumn, lub możesz sięgnąć głębiej i użyć innych funkcji, takich jak tabele przestawne. Wizualizacja, z drugiej strony, jest na wyciągnięcie ręki dzięki wykresom i grafom.

Jak możesz analizować dane w Excelu?

Mimo że przycisk Szybka analiza w Excelu pozwala na natychmiastową analizę danych poprzez tworzenie różnego rodzaju wykresów lub grafów, analiza danych może być przeprowadzona w bardziej szczegółowy sposób. Możesz skorzystać z innych specyficznych funkcji, które oferuje Ci Excel; co więcej, możesz użyć dodatku o nazwie Analysis Toolpak i ułatwić sobie pracę.

Przyjrzyjmy się każdej z funkcji i zobaczmy, jak działają na przykładach.

Sortowanie / filtrowanie / formatowanie warunkowe:

Sortowanie danych pomaga szybko uporządkować dane i znaleźć te, które chcesz. Funkcja sortowania i filtrowania jest używana przez filtrowanie danych, aby wyświetlić tylko wiersze, które spełniają określone kryteria i ukryć wiersze, których nie chcesz używać. Formatowanie warunkowe umożliwia podświetlenie komórek określonym kolorem w zależności od ich wartości; możliwe jest użycie formuły w celu określenia, które komórki mają być sformatowane. Możesz zobaczyć kilka przykładów poprzez te przykłady list informacyjnych.

Tutaj listy są posortowane według poszczególnych kategorii.

Wykresy:

Wykresy w Excelu są tym, co możesz wykorzystać do wizualnej reprezentacji jako wsparcie dla Twoich danych. Pojawiają się one w różnych formatach , takich jak bar, kolumna, pie, linia, obszar, pączek, rozproszenie, powierzchnia, lub wykresy radarowe. W zależności od rodzaju danych, można wybrać idealny i rozpocząć wizualizację danych na arkuszu.

Istnieją pewne dynamiczne wykresy, które pomogą Ci w dokonaniu analizy w bardziej praktyczny sposób. Szablon Excel Kanban Board, na przykład, zawiera te wykresy i prowadzi do zaawansowanego raportowania.

Tabele przestawne:

Jedną z najpotężniejszych funkcji programu Excel jest zdecydowanie tabela przestawna. Jest to tabela statystyk, które mogą zawierać sumy i średnie. Tabela przestawna zapewnia całościowy wgląd i szczegółowy zestaw danych. To kluczowe narzędzie do przetwarzania danych pozwala użytkownikom na wykonywanie takich czynności jak przekształcanie kolumn w wiersze i wierszy w kolumny lub grupowanie według dowolnego pola danych.

W arkuszu kalkulacyjnym można wstawić tabelę przestawną, klikając komórkę wewnątrz zbioru danych, a następnie klikając opcję Tabela przestawna; Excel automatycznie wybiera dla Ciebie dane. Narzędzie nie musi jednak wymagać pisania skomplikowanych formuł lub rozpoczynania wszystkiego od nowa, aby uporządkować dane w inny sposób.

Niektóre gotowe szablony zrobią to za Ciebie.

Przykładem może być szablon Sales Dashboard Template. Oferuje Ci on tabele przestawne i wykresy, dzięki czemu możesz mieć swoje raporty i analizy, klikając tylko, aranżując swoje preferencje. Po wprowadzeniu danych odpowiednio w powiązanych tabelach, tabele przestawne pojawią się na pulpicie nawigacyjnym z innymi układami raportów i będziesz mógł zmienić swoje preferencje. Możesz zmienić układ i strukturę wykresów, jak chcesz. W końcu ten szablon jest praktycznym, szybkim narzędziem dla Ciebie, jeśli chcesz używać tabel przestawnych przy minimalnym wysiłku. Podobnie jak ten pulpit do analizy wydatków z różnymi opcjami raportowania. Ten również zawiera tabele przestawne i wiele innych gotowych funkcji.

Analiza What-If:

Ta funkcja jest używana do różnych scenariuszy jako odpowiedź na pytania "co by było gdyby". Obejmuje ona pewne hipotetyczne możliwości i może być pomocna w sytuacjach "na wszelki wypadek". Istnieją sposoby, aby skonfigurować i używać What-If Analysis: tabele danych, poszukiwanie celów i menedżer scenariuszy.

Solver:

Jest to program dodatkowy do programu Microsoft Excel, który może być używany do analizy What-If. Solver dostosowuje wartości w komórkach zmiennych decyzyjnych; określa maksymalną lub minimalną wartość jednej komórki poprzez zmianę innych komórek.

Analysis ToolPak:

Toolpak to dodatek, który tworzy wykresy dotyczące Twoich bieżących danych statystycznych. Jeśli chcesz używać Excela do analizy statystycznej, a nie tylko do przechowywania danych, to ten pakiet jest dla Ciebie. Jest on głównie używany do testów t, chi kwadrat i korelacji. Analysis ToolPak posiada kilka narzędzi do analizy. Jeśli nie możesz znaleźć tych narzędzi w grupie analizy na karcie danych, musisz załadować dodatek Analysis ToolPak.

• Statystyki opisowe w Excelu: to najprostsza opcja, która generuje raport statystyk jednoczynnikowych dla danych z zakresu wejściowego. Pozwala uzyskać średnią, medianę, wariancję i odchylenie standardowe.
• ANOVA w Excelu: zapewnia różne rodzaje analizy wariancji. Głównym celem narzędzia ANOVA jest określenie, czy istnieje związek pomiędzy zestawami danych. Istnieją "jednoczynnikowe" i "dwuczynnikowe" wersje ANOVA; jednoczynnikowa jest używana do prostej analizy jednej zmiennej zależnej i jednej zmiennej niezależnej, podczas gdy narzędzia dwuczynnikowe są używane do dwóch zmiennych niezależnych.
• Korelacja w Excelu: służy do pomiaru, jak każda grupa jest skorelowana z innymi. Korzystanie z narzędzi korelacyjnych w Excelu jest proste. Wystarczy, że wybierzesz przycisk Analiza danych, następnie otworzysz okno Narzędzia analizy i wybierzesz opcję Korelacja.
• Regresja w Excelu: jest narzędziem służącym do analizy, w jaki sposób na pojedynczą zmienną zależną wpływają pewne zmienne niezależne. Przykładem regresji może być to, jak na aktywność mózgu jako zmienną zależną wpływają ćwiczenia fizyczne i spożywanie posiłków jako zmienne niezależne.

Czy Excel poradzi sobie z Big Data?

Jeśli tematem jest analiza danych, to big data jest zawsze tam, aby być brane pod uwagę. Kilka danych może nagle zamienić się w zestaw milionów danych. Excel wykonuje całą pracę bardzo dobrze, ale czy naprawdę poradzi sobie z big data? Pomimo swojej doskonałej wydajności i szerokiego zakresu funkcji, Excel ma również ograniczenia. Istnieje limit danych w postaci 1 miliona wierszy na arkusz, a obsługa danych powyżej tego limitu może spowodować obniżenie wydajności Excela, jego spowolnienie lub nawet wyłączenie. Dla tego problemu istnieje Power Pivot. Tak samo jak Tableau i Redshift.

Power Pivot

Mówiąc najprościej, Power Pivot to rozwiązanie pozwalające na wykorzystanie tabel przestawnych na bardzo dużych zbiorach danych, zdolnych do obsługi setek milionów wierszy danych. Kiedy dane pochodzą z wielu źródeł, Power Pivot pomaga zaimportować dane do jednego skoroszytu zamiast do wielu arkuszy źródłowych.

Power Pivot jest darmowym dodatkiem do Excela. Możesz rozpocząć korzystanie z niego poprzez dodanie do wstążki Excela. Kolejnym krokiem jest wybranie miejsca, z którego będziesz importować dane. Przejdź do zakładki Power Pivot na wstążce, następnie wybierz opcję Zarządzaj danymi i na końcu Pobierz dane zewnętrzne. Import może zająć trochę czasu w przypadku dużej ilości danych. Po zakończeniu, dane będą widoczne w głównym oknie Power Pivot.

Tableau

Tableau to narzędzie do analizy i arkusz kalkulacyjny, który można połączyć z Excelem i wykonywać analizy znacznie szybciej i mniej skomplikowanie. Niezależnie od tego, z jak dużymi danymi się zmagasz, Tableau oferuje Ci rozwiązania, które pozwolą Ci ustrukturyzować te dane w najprostszy możliwy sposób.

Redshift

Amazon Redshift to narzędzie do obsługi hurtowni danych, które możesz wykorzystać do analiz opartych na Excelu. Istnieje dodatek do Excela, który umożliwia korzystanie z tego narzędzia za pomocą Excela. Dodatek pozwala na połączenie z Amazon Redshift w Excelu i wykorzystanie danych z magazynu. Dlatego nie musisz się już martwić o obsługę dużych danych.

Funkcje analizy danych w Excelu Musisz wiedzieć

Męczącą rzeczą z funkcjami Excela jest to, że możesz się zgubić, szukając właściwej funkcji. Oto kilka powszechnie używanych funkcji wymienionych. Są to podstawowe funkcje, które każdy użytkownik programu Excel musi znać.

1. VLOOKUP

Jest to jedna z najczęściej używanych funkcji w Excelu. Pozwala na wyszukiwanie określonych informacji w arkuszu kalkulacyjnym i zwraca odpowiadającą im wartość.

Wzór: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num, [range_lookup]).

1. CONCATENATE

Jest to potężne narzędzie do analizy danych i łatwe do nauczenia. Jest bardzo przydatne, jeśli chcesz połączyć dane z wielu komórek w jedną. Niezależnie od tego, czy dane te są tekstem, liczbami czy datą; możesz je zredukować do jednej komórki.

Wzór: =CONCATENATE(wybrane komórki, które chcesz połączyć)

1. LEN

Ta funkcja podaje długość komórki; możesz określić, ile znaków zawiera dana komórka. Liczby, spacje lub znaki specjalne są traktowane jako znaki.

Wzór:=LEN(wybrana komórka)

1. COUNTA

Funkcja CountA ma na celu określenie luk w zbiorze danych. Informuje, czy dana komórka jest pusta, czy nie, dzięki czemu nie trzeba reorganizować danych od nowa.

Wzór:=COUNTA(wybrana komórka)

1. DOLNY, GÓRNY i WŁAŚCIWY

Te trzy funkcje zmieniają odpowiednio wielkość liter w tekście na dolną, górną lub właściwą.

Wzór:=Upper(Tekst)/ Lower(Tekst) / Proper(Tekst)

1. MINIFS/MAXIFS

Funkcja wyszukuje wartości minimalne/maksymalne i dopasowuje je do kryteriów wejściowych.

Wzór:

MINIFS: =MINIFS(min_zakres, kryteria_zakres1, kryteria1,...)

MAXIFS: =MAXIFS(max_zakres, kryteria_zakres1, kryteria1,...)

1. AVERAGEIFS

Pomaga znaleźć średnią dla danego zbioru danych w oparciu o jedno lub więcej kryteriów. Nawet jeśli każde kryterium i zakres średniej mogą być różne, w funkcji zarówno zakres kryteriów, jak i zakres sumy powinny mieć ten sam zakres wielkości.

Wzór: =AVERAGEIF(select cell, criteria,[średnia_zakresu])

1. COUNTIFS

Funkcja służy do zliczania ilości przypadków, w których zbiór danych spełnia określone kryteria. Dzięki tej funkcji możesz dodać do zapytania nieograniczoną ilość kryteriów.

Wzór:=COUNTIFS(zakres,kryteria)

1. SUMPRODUCT

Daje sumę iloczynów przez mnożenie zakresów lub tablic razem. Jest dobra do obliczania średnich zwrotów lub punktów cenowych.

Formuła:=SUMPRODUCT(zakres1,zakres2)/wybierz komórkę

1. FIND/SEARCH

Są one używane do wyodrębniania konkretnego tekstu w zbiorze danych. Funkcja "Znajdź" zwraca tylko dopasowania uwzględniające wielkość liter, funkcja "Szukaj" nie ma takich ograniczeń.

Wzór:

=FIND(text,within_text,[begin_number])

=SEARCH(text,within_text,[begin_number])

Niezbędne skróty klawiaturowe

Excel oszczędza Twój czas i zapewnia wygodę; to pewne. Ale co zrobić, aby używać Excela jeszcze szybciej i łatwiej? Poznaj kilka najważniejszych skrótów klawiaturowych z poniższej listy i dowiedz się, jak one działają.

Ctrl+O: Otwiera nowy skoroszyt

Ctrl+N: Tworzy nowy skoroszyt

Ctrl+F4: Zamyka bieżący skoroszyt

Ctrl+[Strzałka w dół|strzałka w górę]: Przechodzi do górnej lub dolnej komórki bieżącej kolumny.

Ctrl z [Strzałka w lewo|Strzałka w prawo]: Przejście do komórki położonej najdalej w lewo lub w prawo w bieżącym wierszu

Ctrl+Shift + Strzałka w dół/w górę: Zaznacza wszystkie komórki powyżej lub poniżej aktualnej komórki

Ctrl+Home: Przejście do komórki A1

Ctrl+End: Przejście do ostatniej komórki zawierającej dane

Alt+F1: Tworzy wykres na podstawie wybranego zestawu danych

Ctrl+Shift+L: Aktywuje automatyczny filtr do tabeli danych

Alt+strzałka w dół: Otwiera menu rozwijane automatycznego filtra

Alt+D+S: Sortuje zestaw danych

Alt+F8: Otwiera listę makr

F2: Edycja komórki.

F4: Zmienia odwołanie na bezwzględne, mieszane i względne po zaznaczeniu zakresu i naciśnięciu go.

SŁOWA KOŃCOWE:

Po zbadaniu sposobu, w jaki Microsoft Excel analizuje dane, możesz wybrać i wykorzystać narzędzia, które najlepiej pasują do Twoich potrzeb. Funkcje analizy danych mogą pomóc Ci wyostrzyć umiejętności pracy w Excelu i zbliżyć się do bycia profesjonalistą w tej dziedzinie.